Zaplanuj przeprowadzkę
Nadchodzi dzień, w którym znajdziesz się w swoim nowym, wyśnionym biurze. To cudowne uczucie! Najpierw jednak coś mniej przyjemnego… Przeprowadzka! Nikt nie lubi tego czasochłonnego procesu, ale z naszymi poradami wszystko powinno pójść tak lekko, jak to tylko możliwe.
Przekazanie biura
Podczas przekazania biura muszą być obecne osoby z Twojej firmy, które będą posiadały odpowiednie pełnomocnictwa do podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego. Warto zrobić też wtedy swoją dokumentację fotograficzną. Podczas przekazania biura, dostarczymy również karty dostępu, razem z protokołem, który musi zostać podpisany przez upoważnioną osobę.
Godziny dostaw
Dostawa nowych mebli lub wyposażenia biura, jak i również całość przeprowadzki, musi być przez Ciebie zaplanowana na godziny wieczorne (po 17:00) lub w weekend, aby ograniczyć niedogodności dla innych najemców.
Zgłoś i potwierdź dostawę
Przeprowadzkę należy zgłosić mailowo zarządcy budynku oraz kierownikowi ochrony i wykonać ją zgodnie z poniższymi zasadami.
ZGŁASZANIE DOSTAWY KROK PO KROKU
Poinformuj zarządcę z trzydniowym wyprzedzeniem. Dzięki temu będzie miał czas zadbać, by nie zbiegła się z dodatkowymi pracami w budynku, które mogłyby utrudnić Ci zadanie.
Warto ustalić z zarządcą: drogi dostaw mebli, windę, która zostanie zarezerwowana do przewiezienia dostawy i zasady wejścia do budynków pracowników firmy wykonującej dostawę. Jeśli uznasz to za konieczne, zamów kontener na śmieci i zapewnij dodatkową ochronę na czas przeprowadzki. Zadbaj też o zabezpieczenie windy przed uszkodzeniem. Koszty tych dodatkowych usług bierzesz na siebie.
Idealnym czasem na przeprowadzkę są dni od poniedziałku do piątku w godzinach od 17:00 do 7:00 dnia następnego oraz w soboty i niedziele. Wtedy Ty nie przeszkadzasz innym, ale też inni nie przeszkadzają Tobie.
Po wybraniu firmy realizującej przeprowadzkę przekaż zarządcy informację o jej nazwie oraz kontakt do osoby, która odpowiada za operację po Twojej stronie.
Najpóźniej na dzień przed przeprowadzką przekaż zarządcy budynku listę osób zaangażowanych w dostawę lub przeprowadzkę i uprawnionych do swobodnego poruszania się po budynku. Warto też wtedy ustalić zasady wejścia do budynku wszystkich zaangażowanych osób.
Całość sprzętu i materiały powinny znaleźć się na zewnętrznym parkingu dla dostawców Green Horizon. Stamtąd dostaniesz się do budynku i windą wywieziesz je na piętro, gdzie znajduje się Twoje biuro. Na wszelki wypadek jeszcze raz przypomnimy o zabezpieczeniu windy.
Zadbaj, by samochody dostawcze zostały zaparkowane w tych miejscach ustalonych z zarządcą lub ochroną budynku.
Ponieważ oferujemy wyjątkową przestrzeń, mamy pewne wymagania dotyczące wózków towarowych wykorzystywanych do przeprowadzek. Muszą mieć gumowe kółka i nie mogą przenosić zabrudzeń. Dzięki temu (ale też ostrożnej jeździe) nic nie powinno się stać posadzkom w holach windowych, drzwiom i obudowom wind. Warto zwrócić na to uwagę, ponieważ zaraz po przeprowadzce będą to przestrzenie, z których będziesz korzystał Ty i Twoi pracownicy.
Strefa dostaw
Wszystkie dostawy towarów w znacznych ilościach lub o znacznych gabarytach powinny być tak zorganizowane, by nie zakłócały dostępu do budynku innym użytkownikom. Przy okazji można wtedy liczyć na wzajemność: użytkownicy nie będą utrudniali rozładunku i dostarczenia towarów na miejsce przeznaczenia. Dlatego tego typu operacje mogą być prowadzane tylko po godz. 17:00 oraz w sobotę i niedzielę. Należy także mailowo zgłosić je zarządcy budynku i ochronie z wyprzedzeniem. Choćby po to, by nie trafić… na inną dużą dostawę. W zgłoszeniu należy podać m.in. datę planowanej dostawy, dane dostawcy i jego pracowników, którzy wykonywać będą tę usługę w budynku, dane dotyczące ciężaru, rozmiaru i typu dostarczanego sprzętu oraz dane przedstawiciela najemcy odpowiedzialnego za koordynację dostawy.
Duże dostawy trafiają do budynku przez boczne wejście ze strony patio.
Nie lada rada
Przyjmujemy naprawdę duże dostawy. Jednak ciężar całkowity samochodów wjeżdżających na dziedziniec kompleksu nie może przekraczać 15 ton. Warto poinformować o tym dostawców.
Wymiary windy towarowej
Poinformuj firmę przeprowadzkową (i innych dostawców), że nie mogą blokować windy towarowej. Dodatkowo, pamiętaj, że nie wszystko może się zmieścić do niej. W związku z czym przygotowaliśmy dla Ciebie grafikę z wymiarami windy towarowej w Green Horizon.
Skontaktuj się z nami
Chcesz wiedzieć więcej bądź potrzebujesz pomocy? Zapraszamy do kontaktu z osobami, które zajmują się sprawami omawianymi w tej sekcji.
Elżbieta
Wontor
Zarządca kompleksu Green Horizon. Udziela wszystkich niezbędnych informacji dotyczących budynków.
Marek
Mędelski
Zajmuje się ochroną budynku oraz przestrzeni wspólnych. Monitoruje gości pojawiających się w budynku.